Decyzją Podsekretarza Stanu w MON ds. Uzbrojenia i Modernizacji Nr 61/PUM z dnia 05.07.2013, zainicjowano powstanie eksperckiego zasobu informacyjnego w resorcie obrony narodowej. Na podstawie pkt. 77 decyzji Nr 72/MON Ministra Obrony Narodowej z dnia 25 marca 2013 r. w sprawie pozyskiwania sprzętu wojskowego i usług dla Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. Urz. MON poz. 78) w Departamencie Polityki Zbrojeniowej tworzy się na potrzeby resortu obrony narodowej, ekspercki zasób informacyjny (Zasób).

Zasady tworzenia i utrzymywania w aktualności eksperckiego zasobu informacyjnego.
Celem prowadzenia Zasobu jest wspomaganie procesu pozyskiwania sprzętu wojskowego (SpW) dla Sił Zbrojnych RP (SZ RP) poprzez możliwość korzystania z ekspertyz lub opinii, jeżeli dokonanie określonych czynności wymaga pozyskania wiedzy specjalistycznej w zakresie któregoś z obszarów zainteresowania Zasobu, w szczególności w sytuacjach spornych lub w przypadku powstania istotnych rozbieżności w ocenach.

Zaproszenie Dyrektora DPZ MON.

Wykonywanie ekspertyz lub opinii, jak również utrzymywanie w Eksperckim Zasobie Informacyjnym RON nie wiąże się z pobieraniem z tego tytułu wynagrodzeń. Zasób zawiera informacje o osobach z resortu obrony narodowej, jednostek naukowych i uczelni, o których mowa w art. 2 pkt. 9 i 10 ustawy z dnia 30 kwietnia 2010 r. o finansowaniu nauki (dalej zwane „jednostkami naukowymi i uczelniami”), które posiadają wykształcenie wyższe oraz:
1. Posiadają uznany dorobek naukowy lub zdobyły międzynarodową nagrodę albo wyróżnienie w specjalności lub dziedzinie wiedzy znajdującej się w obszarze zainteresowania Zasobu; lub
2. Opublikowały, co najmniej jedną monografię lub zasiadały w komitecie naukowym przynajmniej jednej uznanej konferencji międzynarodowej, w specjalności lub dziedzinie wiedzy znajdującej się w obszarze zainteresowania Zasobu; lub
3. Prowadzą badania naukowe bądź prace rozwojowe w specjalności lub dziedzinie wiedzy znajdującej się w obszarze zainteresowania Zasobu;
4. Są aktywne zawodowo w specjalności lub dziedzinie wiedzy znajdującej się w obszarze zainteresowania Zasobu;
5. Są obywatelami polskimi i korzystają z pełni praw publicznych;
6. Posiadają pełną zdolność do czynności prawnych;
7. Nie były prawomocnie skazane za umyślne przestępstwo lub przestępstwo skarbowe i nie toczą się przeciwko nim postępowania w tej sprawie, ani też żadne postępowania dyscyplinarne lub służbowe.

W skład Zasobu wchodzą również informacje o osobach prawnych, w których zatrudnieni są pracownicy, spełniający kryteria określone powyżej. Za prowadzenie i stałą aktualizację Zasobu, oraz prowadzenie wykazu sporządzonych ekspertyz i opinii odpowiada Dyrektor Departamentu Polityki Zbrojeniowej. Zasób stanowi informację niejawną o klauzuli „Zastrzeżone” zgodnie z Ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 r., Nr 182, poz. 1228) . Informacje przechowywane w Zasobie podlegają ochronie w myśl przepisów o ochronie danych osobowych, o czym mowa w pkt. 77 Decyzji Nr 72/MON, jednakże z wyłączeniami wynikającymi z Art. 43, ust. 1,pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) . Poza osobami bezpośrednio zainteresowanymi prawo zgłaszania kandydatów do Zasobu (dalej zwanych „kandydatami”) posiadają jednostki naukowe, uczelnie oraz szefowie/dyrektorzy/komendanci komórek organizacyjnych resortu obrony narodowej zgodnie z zakresem ich właściwości, z wyłączeniem Dyrektorów Departamentu Polityki Zbrojeniowej oraz Departamentu Nauki i Szkolnictwa Wojskowego.

Zgłoszenie powinno zawierać - w przypadku osób fizycznych:
1. Kwestionariusz kandydata;
2. Dokumenty potwierdzające doświadczenie zawodowe kandydata;
3. Oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na udział w Zasobie oraz na sporządzanie ekspertyz i opinii na zasadach przewidzianych w niniejszym Regulaminie;
4. Oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie jego danych osobowych na potrzeby związane z prowadzeniem i aktualizacją Zasobu;
5. Oświadczenie, że posiada obywatelstwo polskie, korzysta w pełni z praw publicznych, posiada pełną zdolność do czynności prawnych i nie został prawomocnie skazany za umyślne przestępstwo lub przestępstwo skarbowe oraz, że nie toczą się przeciwko niemu postępowania w tej sprawie, ani też żadne postępowania dyscyplinarne lub służbowe;
6. Deklarację kandydata o przekazywaniu do Departamentu Polityki Zbrojeniowej aktualnych informacji o prowadzonej działalności naukowej, dydaktycznej i zawodowej;
7. Zgodę pracodawcy na przebywanie kandydata w Zasobie i realizację wynikających z tego zadań.

- w przypadku osób prawnych:
1. Kwestionariusz podmiotu;
2. Dokumenty potwierdzające doświadczenie zawodowe podmiotu;
3. Oświadczenie osoby kierującej podmiotem o wyrażeniu zgody na udział w Zasobie oraz na sporządzanie ekspertyz i opinii na zasadach określonych w Zaproszeniu;
4. Oświadczenie osoby kierującej podmiotem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych dotyczących podmiotu na potrzeby związane z prowadzeniem i aktualizacją Zasobu;
5. Oświadczenie osoby kierującej podmiotem że pracownicy, którzy będą sporządzali ekspertyzy lub opinie posiadają obywatelstwo polskie, korzystają w pełni z praw publicznych, posiadają pełną zdolność do czynności prawnych i nie zostały prawomocnie skazane za umyślne przestępstwo lub przestępstwo skarbowe oraz, że nie toczą się przeciwko nim postępowania w tej sprawie, ani też żadne postępowania dyscyplinarne lub służbowe.
7. Deklarację osoby kierującej podmiotem o przekazywaniu do Departamentu Polityki Zbrojeniowej aktualnych informacji o prowadzonej przez podmiot działalności naukowej, dydaktycznej i zawodowej.

Włączenie osoby/podmiotu do Zasobu będzie następowało na podstawie pozytywnej weryfikacji kandydata w wyniku przeprowadzenia wewnętrznej procedury weryfikacyjnej.Osoba wpisana do Zasobu powinna:
1. Przekazywać do Departamentu Polityki Zbrojeniowej aktualne informacje o prowadzonej działalności naukowej, dydaktycznej i zawodowej;
2. Uczestniczyć, na zaproszenie osób wymienionych w pkt. 11 w spotkaniach, których celem jest dodatkowe wyjaśnienie stanowiska zawartego w ekspertyzach i opiniach;
3. Złożyć oświadczenie o zachowaniu w poufności wszelkich przekazanych mu przez resort obrony narodowej informacji, potrzebnych do sporządzenia ekspertyzy lub opinii;
4. Rzetelnie, bezstronnie, sprawnie i terminowo wykonywać powierzone zadania.

Osoba wskazana do sporządzenia ekspertyzy lub wydania opinii, przed przystąpieniem do realizacji zlecenia, przekazuje do Departamentu Polityki Zbrojeniowej oświadczenie o braku jakichkolwiek powiązań lub realnego bądź potencjalnego konfliktu interesów, mogących wpływać na bezstronność i obiektywizm wykonywanych czynności, w tym w szczególności wynikających ze stosunku służbowego, podległości, powiązań rodzinnych, finansowych zarówno z podmiotem wnioskującym lub zlecającym wykonanie ekspertyzy lub opinii jak też podmiotem, dla którego można wykazać potencjalny interes prawny w zakresie sposobu rozstrzygnięcia problemu będącego przedmiotem ekspertyzy lub opinii. Dyrektor Departamentu Polityki Zbrojeniowej wykreśla z Zasobu ekspertów na ich wniosek. Wykreślenie z Zasobu następuje obligatoryjnie w przypadku:
1. Nieujawnienia przez osobę konfliktu interesów powstałego w z związku ze sporządzaniem ekspertyzy lub wydawaniem opinii;
2. Utraty zdolności do czynności prawnych, utraty praw publicznych lub zrzeczeniem się obywatelstwa polskiego;
3. Sporządzenia nierzetelnej ekspertyzy/opinii lub innego naruszenia zasady bezstronności.

W przypadku wszczęcia w stosunku do osoby będącej w Zasobie postępowania dyscyplinarnego, postępowania w sprawie o popełnienie umyślnego przestępstwa lub przestępstwa skarbowego, do czasu zakończenia postępowania zawiesza się ją w realizacji zadań Zasobu. Po zakończeniu postępowania, w zależności od jego wyniku, osobę przywraca się lub wykreśla z Zasobu.
W załączeniu dokumenty o których mowa w treści:

Kwestionariusz osoba fizyczna.

Kwestionariusz osoba prawna.

Obszary zainteresowania eksperckiego zasobu informacyjnego.

Oświadczenie osoba prawna.

Oświadczenie wykonawcy ekspertyzy,  opini.

Oświadczenie  osoba fizyczna.

Zgoda pracodawcy.